E-Mail-Newsletter (Teil 2/5): Datenschutz & Spam-Filter

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Einen Newsletter zu abonnieren, ist ein Vertrauensbeweis. Dieses Vertrauen müssen Sie zurückzahlen. Diese Chance haben Sie jedoch nur, wenn Ihre Mail wahrgenommen wird. Denn nur wenn Ihr Newsletter Datenschutz nach DSGVO respektiert und Sie die richtigen Kniffe für den Spam-Filter kennen, kommen Sie überhaupt bei Ihrer Kundschaft an!

Wir erklären Ihnen, was Sie in Sachen Newsletter Datenschutz bedenken müssen – und wie Ihr Newsletter nicht zu Spam verkommt …

Newsletter Datenschutz: Ohne Double-Opt-in geht gar nichts

In Deutschland dürfen Sie nur die Empfängerinnen und Empfänger in Ihren Verteiler aufnehmen, die ausdrücklich ihr Einverständnis erklärt haben. Das ist im Newsletter Datenschutz klar geregelt.

Mit einem einfachen Opt-in ist es allerdings nach DSGVO nicht getan, denn dieses könnte auch von einem Dritten angestoßen worden sein. Ein Double-Opt-in schafft die notwendige Sicherheit.

Dazu bitten Sie neue Abonnenten per E-Mail, ihre Einwilligung zu bestätigen. Um sicherzugehen, dass Personen den Anmeldeprozess sauber und rechtssicher abschließen, sollten Sie auf der Single-Opt-in Page möglichst plakativ ohne ablenkende Inhalte darauf aufmerksam machen, dass die Bestätigung per E-Mail noch aussteht.

Wichtig ist dabei, dass Ihre Double-Opt-in E-Mail gesehen wird. Das geht insofern oft schief, als dass viele Personen über Jahre hinweg dieselbe E-Mail-Adresse nutzen. Dadurch wächst auch die Zahl der abonnierten (oder auch nicht abonnierten) Newslettern, Werbebotschaften und auch von Spam.

Damit Ihre Kundschaft den Prozess sicher abschließen kann, beachten Sie einfach folgende Kniffe:

• Fordern Sie die Person gleich im Betreff auf, den letzten Schritt im Anmeldeprozess zu gehen!
• Werden Sie nicht aufdringlich! Allein schon aus rechtlichen Gründen darf die Double-Opt-in E-Mail keine Werbung enthalten. Fordern Sie lediglich dazu auf, die eigene E-Mail-Adresse zu betätigen und lenken Sie nicht von dieser wichtigen Botschaft ab!
• Formulieren und gestalten Sie die Klick-Aufforderung sorgfältig! Da die Leserinnen und Leser diese E-Mail meist nur überfliegen, sollten Sie das klickbare Element auffällig in Form eines gut sichtbaren Buttons gestalten!

Newsletter DSGVO: den passenden Ausweg bieten

Natürlich wollen Sie nicht, dass Menschen Ihren Newsletter wieder deabonnieren. Doch rechtlich gesehen müssen Sie im Sinne des Newsletter Datenschutz diese Option stets bieten.

Wenn Ihr Newsletter also DSGVO-konform funktionieren soll, müssen Sie unbedingt eine Opt-out-Möglichkeit bieten. Diese bieten Sie im unteren Bereich jeder E-Mail – und zwar klar erkennbar.

Sehen Sie es einfach als Herausforderung an Ihre Inhalte: Da die Abonnenten stetig abspringen können, müssen Sie jederzeit auf ganzer Linie begeistern.

Lebendig begraben: der Spamordner

Sie haben das Anmeldeprozedere erfolgreich gestaltet und gewinnen neue Abonnenten? Sehr gut, damit ist schon viel erreicht. Doch was nun, wenn Ihre E-Mails trotz korrektem Newsletter Datenschutz nicht im Posteingang ankommen?

Dann hat vermutlich der Spam-Filter zugeschlagen. Das ist der absolute KO-Schlag für Ihr Newsletter-Marketing. Schließlich verschwenden Sie nicht nur wertvolle Marketingkapazitäten, sondern riskieren auch, dass Ihre Adresse vom E-Mail-Anbieter der EmpfängerInnen geblockt wird.

Doch keine Sorge: Es gibt Möglichkeiten, das in den Griff zu bekommen. So kommen Sie aus dem Sumpf des Newsletter Spams heraus:

• Laden Sie Ihre Empfängerinnen und Empfänger in der Double-Opt-in-E-Mail ein, Sie als Absender in ihr persönliches Adressbuch einzutragen. Idealerweise senden Sie bei der finalen Bestätigung gleich eine vCard (.vcf) mit, die Sie mit einem der gängigen vCard-Generatoren leicht selbst erstellen. Haben Sie einmal einen Platz im Adressbuch erobert, wird Ihr Newsletter so schnell nicht mehr aussortiert.
• Ein Newsletter ist zwar ein Marketinginstrument. Er sollte jedoch niemals als platte Werbung rüberkommen. Das beginnt mit dem Betreff. Hier einige beliebte Kandidaten für den Spamordner:
  • Kostenlos
  • Erfolg
  • Geld-zurück-Garantie
  • Hundert Prozent zufrieden
• Gängige Newsletter Tools bieten AbsenderInnen einen Spam Check an. Nutzen Sie diesen vorab!
• Pflegen Sie die Empfängerliste sorgfältig und löschen Sie die Adressen, von deren Server Ihre E-Mail abgelehnt wird. Bevor Sie das machen, hinterfragen Sie aber erst, ob der Fehler vielleicht bei Ihnen liegt.

Insgesamt gilt: Der Spamfaktor einer E-Mail wird nach verschiedenen Kriterien beurteilt. Alles Reißerische, schlimmstenfalls mit Aufforderungen wie „jetzt klicken“ garniert, kommt nicht gut an.

Ist ein definiertes Limit an „Alarmsignalen“ erreicht, wird der Newsletter automatisch aussortiert. Also achten Sie darauf, mit Calls-to-action sparsam und clever umzugehen – und auf unsere Qualitätskriterien.

Sorgen Sie dafür, dass Ihr Newsletter gut ankommt!

Wenn Sie diese Tipps beherzigen, steht Ihr Newsletter schon einmal auf rechtssicheren Beinen – und ist außer Spam-Verdacht. Die Grundlagen sind nun also geschaffen. Jetzt müssen nur noch Ihre Inhalte überzeugen …