Videokonferenzen sind inzwischen allgegenwertig. Spätestens durch die Homeoffice-Pflicht im Zuge der Corona-Pandemie hat das digitale Meeting rasant an Bedeutung gewonnen. Und es funktioniert – sofern alle beteiligten Parteien sich auf diese Form der Kommunikation einstellen. Aufgrund der Beliebtheit von Homeoffice – gut 80 % der Befragten gaben bei einer Studie von EY an, auch nach Corona weiterhin regelmäßig im Homeoffice arbeiten zu wollen – ist davon aufzugehen, dass Videokonferenzen weit mehr als nur ein Trendthema sind.
Das bedeutet jedoch auch, dass die technischen Grundlagen dafür geschaffen und Know-how für die richtige Teilnahme vermittelt werden muss. Denn zu oft erscheinen noch verrauschte, undeutliche Gesichter mit unzureichender Tonqualität auf den Bildschirmen. Das hemmt die Produktivität immens und stört den gesamten Ablauf. Gleichzeitig ist es auch eine Frage des Respekts gegenüber anderen Teilnehmenden, sich um einen möglichst optimalen Ablauf zu bemühen. Mit unseren 7 Tipps für die bessere Teilnahme an Videokonferenzen erfahren Sie, wie Sie es in Zukunft einfach besser machen …
7 Tipps für Ihre Teilnahme an der nächsten Videokonferenz
01. Ein ordentliches Mikrofon ist die halbe Miete
Guter Ton ist immens wichtig bei Videokonferenzen. Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie sofort hunderte Euros für ein professionelles Mikrofon ausgeben müssen. Das könnte nur dann interessant sein, wenn Sie wirklich den Großteil Ihres Arbeitstages in digitalen Meetings verbringen. Für alle Anderen tut es normalerweise auch einfach ein Headset. Doch auch bei der Nutzung gibt es etwas zu beachten.
Das Mikrofon sollte unmittelbar vor dem Mund angebracht werden. Denn bei Headsets handelt es sich für gewöhnlich um dynamische Mikrofone, die darauf ausgelegt sind, nur Ton in unmittelbarer Nähe abzunehmen und Umgebungsgeräusche auszublenden. Nicht ohne Grund halten Musikerinnen und Musiker ihre Live-Mikrofone bei Konzerten direkt an die Lippen. Darüber hinaus sollten Sie vor geplanten Meetings einmal kurz den Ton testen. So wissen Sie rechtzeitig, falls irgendwelche Fehler auftreten und können diese noch vor Beginn beheben.
02. Setzen Sie sich mit passender Ausleuchtung in Szene
Keine Sorge: Niemand erwartet, dass Sie Ihren Arbeitsplatz für Videokonferenzen ausleuchten als wäre es ein Werbeshooting. Dennoch sollten Sie die Lichtverhältnisse zumindest im Blick haben, denn die gewöhnlichen Laptopkameras oder Webcams neigen dazu, bei Dunkelheit schnell verrauschte Bilder zu produzieren. Achten Sie also darauf, dass Sie den Raum ausreichend per Decken- oder Schreibtischlampe beleuchtet haben.
Für Profis eignen sich z. B. spezielle Ringleuchten, die oben am Laptop oder Bildschirm angebracht werden. Diese sorgen dafür, dass das Gesicht angenehm beleuchtet wird. Insgesamt lohnt sich auch hier der kurze Kameratest, bevor Sie einem Meeting beitreten. So können Sie abgleichen, ob Sie gut und rauschfrei zu sehen sind.
03. Die richtige Position vor der Kamera
Wer schon einmal versucht hat, mit den Großeltern per Videocall zu sprechen, der weiß, welche Probleme es mit der richtigen Position vor der Kamera geben kann. Da wird das Smartphone unmittelbar unters Kinn gehalten oder so weit weggestellt, dass Oma und Opa kaum zu sehen sind. So geschieht es auch immer wieder in Videokonferenzen.
Generell gilt: Es geht vor allem um Ihr Gesicht. Stellen Sie die Kamera also so auf, dass Sie groß im Zentrum des Bildes zu sehen sind. Die Schulterpartie kann gerne noch mit drauf sein, mehr ist aber nicht nötig. Zumeist ergibt sich dieser Bildausschnitt bei der Nutzung eines Laptops durch den Abstand zum Bildschirm und der integrierten Kamera. Hier müssen Sie jedoch darauf achten, dass der Blickwinkel stimmt. Denn bei den integrierten Kameras kommt es oft zu der Situation, dass stark von unten aufs Kinn gefilmt wird, was keinen Menschen gutaussehen lässt. Bei externen Kameras müssen Sie sowohl auf den Abstand als auch auf eine zentrale Ausrichtung achten – im Idealfall prüfen Sie beides per Vorschaubild.
04. Achten Sie auf den Hintergrund
Oft wird der Hintergrund bei Videokonferenzen vernachlässigt. Den sieht doch sowieso niemand, oder? Dabei hat er einen großen Einfluss auf Ihre Wirkung innerhalb des digitalen Meetings. Achten Sie unbedingt darauf, dass keine hellen Flächen (Fenster, Lichter) hinter ihnen stehen. Der eingeschränkte Dynamikbereich der meisten Laptopkameras und Webcams wird nämlich dazu führen, dass diese hellen Flächen komplett ausbrennen – oder, dass Ihr Gesicht zwecks Ausgleich bedeutend dunkler erscheint, als es ist.
Zusätzlich sollten Sie darauf achten, dass Ihr Hintergrund nicht zu unruhig ist. Es sollten also nicht ständig Personen durchlaufen und nach Möglichkeit auch nicht tausend verschiedene Sachen zu sehen sein. Falls beides nicht vermeidbar ist, sollten Sie entweder den Hintergrund in den Einstellungen Ihres Programms unscharf einstellen oder ein Stockfoto als Hintergrund wählen. Für Unternehmen eignet sich dabei z. B. ein extra angefertigtes Bild mit Firmenlogo.
05. Eine Kamera, eine Person
Natürlich ist es teilweise verlockend, sich mit mehreren Personen vor einen Bildschirm zu setzen. Doch selbst wenn Sie in unmittelbarer Nähe zueinander arbeiten, sollte die Regel gelten: eine Kamera, eine Person. Denn alleine, um beide Personen sinnvoll ins Bild zu bekommen, müssen Sie weit vom Bildschirm wegrücken. Bürostühle mit Armlehnen, die Platz brauchen, erschweren das noch zusätzlich.
Natürlich gibt es Fälle, in denen mehrere Personen vor einer Kamera okay sind. Wenn Sie z. B. ein Meeting in Ihrem Meetingraum abhalten und nur eine Person digital dazugeschaltet wird, ist es kein Problem, wenn alle anderen gemeinsam vor einer Kamera sitzen. Sobald allerdings der Großteil der Teilnehmerinnen und Teilnehmer digital zugeschaltet ist, sollte jede anwesende Person ihre eigene Kamera haben.
06. Eine ausreichende Internetverbindung
Selbstverständlich kann niemand etwas für kurzfristige Netzschwankungen. Wenn jedoch Teilnehmerinnen und Teilnehmer regelmäßig wegen einer schwachen Internetleitung hängen oder aus dem Meeting fliegen, ist klar: Das Internet ist vor Ort zu schwach. Denn eine gleichmäßige Versorgung mit zumindest einer 16.000er Leitung ist Grundvoraussetzung für erfolgreiche Videokonferenzen. Darüber hinaus sollten Sie nach Möglichkeit nicht das WLAN, sondern ein Patchkabel nutzen. Dadurch gewährleisten Sie weniger Schwankungen und eine konstant höhere Datenübertragung.
07. Vorbereiten, Zeit nehmen und Ablenkungen minimieren
Wie für jedes andere Meeting auch gilt: Bereiten Sie sich adäquat vor und nehmen Sie sich die nötige Zeit. Im Homeoffice sowie generell am Bildschirm gilt zudem: Minimieren Sie Ablenkungen. Schließlich ploppen am Bildschirm schnell eingehende E-Mails auf oder wichtige Nachrichten. All das sollten Sie während der Videokonferenz ignorieren und im Idealfall die Benachrichtigungen für die Zeit deaktivieren. Wenn im Haushalt noch weitere Personen sind, sollten diese darüber informiert sein, dass Sie ein Meeting haben, sodass Sie während dieser Zeit ungestört in einem geschlossenen Raum arbeiten können.
Die Hardware-Checklist: was Sie für Videokonferenzen benötigen
Keine Sorge: Für die sinnvolle Teilnahme an Videokonferenzen ist gar nicht viel nötig. Um ein paar grundlegende Dinge werden Sie jedoch nicht herumkommen, wenn Sie gut gehört und gesehen werden wollen.
- Die Kamera: Wenn Sie einen Laptop für Videokonferenzen nutzen, ist die integrierte Kamera von neueren Modellen für gewöhnlich gut genug. Probieren Sie es einfach einmal aus und schauen Sie, ob die Qualität zufriedenstellend ist. Alternativ können Sie mit einer Webcam nachrüsten, die mit einer vernünftigen Qualität schon im niedrigeren Preissegment angeboten werden. Im Falle eines Desktop-PCs kommen Sie um die Anschaffung nicht herum.
- Die Tonwiedergabe: Der Ton sollte nicht über die Laptop- oder PC-Boxen wiedergegeben werden. Zwar sind moderne Computer oft so eingestellt, dass die Mikrofone den Ton aus den Boxen ausblenden und es somit nicht zu Rückkopplungen kommen kann, allerdings gibt es andere Gründe für die Nutzung von Kopfhörern. Einerseits sind Sie damit auf der sicheren Seite, dass es wirklich keine Störungen gibt, und andererseits ist es auch eine Frage des Datenschutzes. Denn unternehmensfremde Personen sollten nichts von Ihren Meetings mithören können.
- Das Mikrofon: Auch hier ist wieder zwischen Laptop und PC zu unterscheiden. Während Laptops integrierte Mikrofone besitzen, ist für den PC ein Fremdgerät notwendig. Doch auch bei der Laptop-Nutzung sollten Sie unbedingt vorher ausprobieren, ob das Mikrofon Ihren Bedürfnissen wirklich gerecht wird. Denn da Sie sowieso Kopfhörer zwecks Ton benötigen, lohnt es sich oftmals, einfach in ein brauchbares Headset zu investieren.
- Die Software: Selbstverständlich benötigen Sie auch die passende Software für Videokonferenzen. Diese wird vermutlich von Ihrem Unternehmen vorgegeben oder von Ihnen selbst als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer etabliert. Häufige Wahl ist dabei Teams oder Zoom. Doch auch darüber hinaus gibt es noch andere Möglichkeiten. Welche Sie wählen, hängt letztlich von Ihrem Gesamtsystem und den Bedürfnissen ab. Sonderbedürfnisse können z. B. Livestreams von Konferenzen via YouTube sein, was per Zoom gut funktioniert.
- Die Ausleuchtung: Ob Sie zusätzliche Beleuchtung benötigen, hängt von den Lichtverhältnissen und vorhandenen Lampen in Ihrem Raum ab. Generell gilt, dass die Beleuchtung in einem normalen Büro ausreichend ist, sofern sie richtig eingestellt wird. Andernfalls lohnt sich z. B. eine zusätzliche Ringleuchte.
Generell empfehlen wir für Tonwiedergabe und Mikrofon den Kauf eines Headsets. Für gelegentliche Videokonferenzen tut es dabei auch ein günstigeres Modell. Wer jedoch mehrere Stunden täglich in digitalen Meetings verbringt, sollte beim Kauf unbedingt auf die Ergonomie achten. Das verhindert später Ohren- und Druckschmerzen am Kopf. Eine vernünftige Webcam ergänzt das Paket, wobei auch hier in einem niedrigeren Preissegment oftmals ausreichend Qualität vorhanden ist. Auch für Laptop-NutzerInnen kann diese Anschaffung sinnvoll sein, wenn die integrierte Kameraqualität nicht ausreicht oder der Blickwinkel ungünstig ist.
Starten Sie jetzt in bessere Videokonferenzen!
Auch lange nach der coronabedingten Ausnahmesituation werden uns Videokonferenzen via Teams, Zoom & Co. weiterhin begleiten. Es lohnt sich also, spätestens jetzt in die passende Hardware zu investieren und Ihren digitalen Arbeitsplatz so einzurichten, dass Sie langfristig sinnvoll arbeiten können. Wenn Sie sich dafür an unseren 7 Tipps orientieren, sind Sie bestens aufgestellt. Wir wünschen Ihnen erfolgreiches Arbeiten!
